方法、手法

Excelのリスト選択を少なくする方法


一見便利なリスト選択。でも、選択リストが多すぎたら逆に不便に思えることもあるようです。
ある法則が適応できるなら、リスト選択を少なくすることが可能です。

項目をグループ分けしてリストを絞る方法

例えば、リスト選択が50個とかある場合、リスト選択するのは面倒になりますよね。
この場合、グループ分けできれば、リスト選択の数を減らすことが可能なんです。
例えば、人であれば、男と女、年代などに絞ると少なく絞れます。
つまり、大項目→中項目→小項目といった感じで的を絞ることができます。
今回は、やり方の説明をするため、より簡単なグループ分けを例にしてやってみます。

名簿の作成

例えば、曜日である程度、名簿リストを絞れる場合、各曜日を大項目として名簿を作成しておきます。
今回は、大項目の各曜日で、その曜日で絞れる人を名簿に入れました。
これは、縦に作っていますが、横でも同じように設定可能です。

各曜日(大項目)をグループとして名前を定義します。
グループにしたいセルを全部選択
数式のタブを選択→「名前の定義」をクリック

このようなウィンドウが立ち上がるので、名前のところにグループ名を入力します。
特に意識する必要はなく、なんでもよいです。
今回は「曜日」としました。

すると、そのグループを選択したら、赤枠の部分にグループ名が表示されているはずです。
気が付いたかもしれませんが、グループを選択してから、ここに直接グループ名を入力することでも同じことが行えます。

次に、大項目(各曜日)と名簿が含まれている部分を全部選択します。

同じ「数式」のタブの中に「選択範囲の作成」をクリック

このようなウィンドウが立ち上がるので、今回は、縦に名簿を作成したから「上端行」だけにチェックを入れて「OK」をクリック

参考:横向けに名簿を作って、左端に大項目を作った場合は、「左端列」だけにチェックです。

次に、大項目(曜日)をリスト選択する設定をします。
ここも手入力で行うと、少しでも間違えるとエラーがでるのでリスト選択をお勧めします。
大項目を設定したいセルを選択。

「データ」タブの中の、「データの入力規則」をクリック

このようなウィンドウが立ち上がるので、入力条件の種類は「リスト」にします。

元の値には、グループ名を指定します。

= グループ名

今回は、グループ名を「曜日」としたので下記を入力しています。

=曜日


次に、大項目で絞ったリストを入力させたいセルを選択

「データ」タブの中の、「データの入力規則」をクリック

このようなウィンドウが立ち上がるので、入力条件の種類は「リスト」にします。

元の値には、以下のように入力します。

= INDIRECT (大項目のセル)


今回は、大項目(曜日)をD3に設定したので「D3」としています。
後、「D」の前後には「$」を付けて、絶対参照にしておきましょう。

=INDIRECT($D$3)

さいごに

今回は、大項目を選んだらリストが絞られるようにしましたが、同じように応用すれば、いくらでもリストを絞ることができますのでお試しください。
リストの上に空白を入れる理由は…ただの趣味です(笑)
僕は、なんとなく一番上は空白のほうがリスト選択しやすいと思っています!


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